Mai bejegyzésemben egy újabb nyilvántartást, a kulcsnyilvántartó naplót mutatom be, illetve egy életszerű, teljes napi kulcskezelést is végigveszek.

A kulcsnyilvántartási napló alapvetően egy nagyon fontos dokumentum. Ha következetesen és szabályszerűen vezetik, akkor egy objektum minden kulcsfelvételét vissza lehet keresni, ki, melyik időpontban, melyik kulcshoz (ergo helyhez, irodához) férhetett hozzá.

Természetesen a hangsúly itt is a következetességen és szabályszerűségen van, hiszen egyetlen dokumentum sem ér semmit, ha azt nem megfelelően vezetik.

Az alábbi képen egy átlagos kulcsnyilvántartási napló látható. Előbb nézzük az üres változatot:

(kattintásra nagyobb méretű lesz, új ablakban)

A fejlécben kvázi kötelező jelleggel szerepel a biztonsági szolgálat neve, az oldalszám, (az oldalszám esetlegesen elhagyható, bár akkor nyom nélkül eltüntethető egy-egy oldal), illetve esetlegesen az objektum neve, címe, őrhely száma (ha több van), ezt itt kihagytam. Minden kulcsfelvétel úgy történik, hogy az őr beírja a napi felvétel sorszámát, majd a kulcs számát, illetve nevét, a felvétel idejét és percét, majd aláíratja a felvevővel.

Saját tapasztalatom alapján elmondhatom, hogy jó, ha a felvevővel csak az aláírást ejtetjük meg, mert ha saját kezűleg tölti ki az őr a naplót, akkor elkerülhetőek a következő, tipikus hibák, ezeket előszeretettel műveli a felvevő személy:

• rossz cellába írja az egyes adatokat
• több kulcs felvételénél egy sorba írja az összeset (ez akkor rossz, ha más adja le, vagy több részletben adják le a kulcsokat, ilyenkor nem lehet követni, melyik kulcsot ki, vagy mikor adta le)
• minden adatot beír, csak az aláírást felejti el
• hosszú percekig tanulmányozza a naplót, mögötte meg már 10 méteres sor alakul ki
• egyéni megfontolása alapján (a számára természetesen tök logikus) csillagozást, ide-oda nyilazgatást vezet be
• MOSOLYGÓS ARCOCSKÁT, KARÁCSONYFÁT, SZIVECSKÉT, HÚSVÉTI TOJÁST RAJZOL A NAPLÓRA (WTF!)

A kulcsfelvétel után a leadás is hasonlóan történik, ismét csak az őrnek érdemes kitöltenie az adatokat, majd a leadóval aláíratni a naplót.

Nézzük az alábbi napló egy kitöltött változatát, egy napon át kísérem végig a kulcsfelvételek és leadások rendjét. A valóságban nyilván sokkal több kulccsal foglalkozhat az őr, gyakran több oldalt is megtölt egy-egy nap, én most néhány tipikus helyzetet jelenítettem meg:

 (kattintásra nagyobb méretű lesz, új ablakban)

Nos, első lépés a dátum, a napló szerint éppen 2010. január 22 van. Itt jegyeznék meg egy érdekességet, miszerint az emberek többsége rendszeresen el tud szerencsétlenkedni a dátummal is. Betűkkel írjam ki a hónap nevét, vagy számokkal? Nem mindegy? :) A lényeg, hogy olvasható legyen. Én személy szerint a számos megoldásnál azt szoktam megjegyezni, hogy mind a hónap, illetve a nap nevénél, majd később az óra és perc beírásánál is érdemes 2 db karaktert használni, tehát nem 9. hó, hanem 09. hó, vagy nem 1 óra, hanem 01 óra. És akkor el lehet kerülni azt, hogy akár később egy 1-est az 1 elé írva 11 órát kapjunk.

Miután túljutottunk ezen az orbitálisan nehéz-dátum problémán, következő lépésben jön a sorszámozás. Ezt érdemes úgy használni, hogy minden nap első bejegyzése kapja az 1-es sorszámot, és minden nap újra kezdődjön a számozás. Ha több oldalon folyik egy-egy nap naplózása, akkor sem kell minden új oldal tetején visszatérni az 1-es számhoz.

Aztán ugye ahogy leírtam már, az ŐR TÖLTI KI a kulcs neve című mezőt, a felvétel óráját és percét, majd a kedves felvevő aláírja. Utána az őr is aláírja. Leadáskor szintén az ŐR TÖLTI KI a leadás óráját és percét, a leadó aláírja és az őr is aláírja.

Nyilván eddig semmi nehézség nem történt, pár tipikus dolgot kiemelnék most, ami előfordul a való életben, és a tapasztalatlanabb kollégák fennakadnak rajta.

• mint az az őr aláírásoknál látszik, kétféle aláírás szerepel ott, ebből következik, hogy délben volt váltás az őrségben -> az őr aláírásánál mindig az írja alá, aki kiadja/visszaveszi a kulcsot, így megtörténhet, hogy a 06:35-kor kiadott kulcsot az egyik őr írja ki, míg a 14:19-es visszavételnél a másik őr írja vissza
• a 13:10-kor kiadott garázs nevű kulcsot éjjel 02:29-kor hozták vissza, ennek naplózása helyfüggő, van ahol beírják a felvétel napjához a leadás rovatba, de van ahol ott kihúzzák, és az új napnál írnak egy újabb sort, kihúzva a felvétel idejét, kitöltve csak a leadásét, esetleg megjelölve az okot
• mint látható a garázs kulcsánál leadáskori aláírásnál is az őr aláírása szerepel, ez lehet pl. olyan esetben, ha az őr egy éjjel ellenőrzés során találta a zárban a kulcsot, amit a felvevő elfelejtett visszaadni, ilyenkor érdemes a megtalálást tényét, körülményeit rögzíteni vagy a járőr naplóban, vagy az eseménynaplóban (súlyos biztonsági hiba, jobb helyeken legalább pénzbüntetést kap a feledékeny személy, ha fontosabb kulccsal teszi ezt, akkor többet nem kell bejönnie dolgozni)
• az üresen maradt részeket érdemes kihúzni egy „Z” jellel, így elkerülhető, hogy utólag egy-két sort még hozzáírjanak

Kis anekdota a végére:

Az ország egyik nagy művésze jött hozzám, és kérte az XY kulcsot. Aláírta a naplót, odaadtam majd jött vissza két perc múlva, hogy valamilyen varázslat folytán a kulcs belemegy a zárba, de mégsem nyitja.

Na jó, elkísértem, mutatta hogy teszi be a kulcsot a zárba, hát megint csak nem nyílt. Erre én kivettem a kulcsot, betettem a zárba fejjel lefele, és máris kinyílt az ajtó. A kulcs ugyanis ez a lapos fajta volt, és fordítva is beleillett a zárba...

Művész megköszönte, én nem röhögtem, csak elgondolkoztam, hogy ekkora művész, de a cipőfűzőjét már nem tudja bekötni (gondolok itt részecskefizikus barátaimra is hasonló tünetekkel). Van ilyen is.